Por Guanaira Cremonese.
Ser síndico é desempenhar uma função complexa e desafiadora. Para muitos é o famoso abacaxi! Mas todo condomínio precisa de um síndico e eu realmente espero que você seja bem sucedido nesta missão.
É comum o Síndico morador assumir o cargo sem ter conhecimento de sua real responsabilidade e só ter consciência ao se deparar com os problemas.
O ponto fundamental é que o síndico, também denominado mandatário, é o responsável legal pelo condomínio. Isso envolve uma série de responsabilidades, como: Responsabilidade Civil, Criminal, Trabalhista, Tributário, Previdenciário e Ambiental, bem como implica a possibilidade de ser acionado judicialmente quando deixar de cumprir com os seus deveres, respondendo pelas ações ou omissões ocorridas durante a gestão.
Sim, essas responsabilidades são muito preocupantes e normalmente, quando são detalhadas nas palestras e cursos que ministro pelo país afora, levam muitos dos síndicos presentes a se questionarem se vale a pena continuar o mandato.
Aqueles que permanecem, normalmente questionam:
- O que faço para ser um bom síndico?
Acredito que existem alguns pontos-chaves e os cito a seguir:
Conhecimento- as demandas mudam de tempos em tempos e de um local para o outro. Busque informação e aperfeiçoamento continuo através de livros, cursos, palestras, internet.
Assessoria- o apoio de uma boa assessoria contábil, administrativa e jurídica ajudam o síndico a tomar as melhores decisões. Atualmente, os condomínios também têm contratado especialista na área condominial para atuar assessorando o síndico morador nos mais variados assuntos. Às vezes, um síndico profissional deixa de ser eleito, pois os condôminos não querem síndico externo, mas contratam o profissional para assessorar para síndico morador. Consulte sempre por escrito, assim você tem o respaldo legal para justificar aos condôminos a tomada das decisões.
Decisões- muitos síndicos incorrem em erros por deixar de ouvir o conselho, a assembleia e os condôminos em geral para tomar determinadas decisões. Consulte-os para saber o que os seus vizinhos esperam e querem. Não aja sozinho, isso pode evitar desconfiança e aborrecimentos desnecessários.
Legislação – evite se aventurar, quem segue a legislação e os regulamentos, dificilmente irá ter problemas. Consulte a assessoria jurídica sempre, pois as leis e o entendimento do judiciário pode ter sido alterado em relação a algum posicionamento que o síndico precisa adotar.
Político – converse com os moradores, síndico é um cargo político, isso implica ser político o que não significa ser parcial.
Comunicação - síndicos precisam se comunicar frequentemente com os condôminos através de circular, avisos, comunicados, cartas e etc. Divulgue tudo que envolve o condomínio. Por exemplo: o motivo e prazo de interdição da piscina, compra de equipamento para o jardim, limpeza de caixa d´água, atenção a determinadas regras. Seja via internet, nos elevadores ou no mural do condomínio, comunique-se! Toda vez que faltar informação, inevitavelmente, o morador vai começar a reclamar.
Bom senso – agir com serenidade, sensibilidade e bom senso é fundamental para ser síndico. Não queira ser o xerife e agir como tirano, pois cria um clima de ditadura no condomínio. As pessoas deixam de ter respeito e passam a ter medo do síndico. O síndico não precisa ser herói, mas um gestor sábio.
Plano Diretor – para reduzir custos e evitar prejuízos, planejar as ações a curto, médio e longo prazo. Para isso, é salutar saber sobre as despesas, quanto se arrecada, situação da inadimplência e como é feita a gestão financeira.
Despesas – Conhecer as principais despesas do condomínio. Normalmente, esses custos envolvem 90% do total das receitas e as principais, são: pagamentos de água, energia elétrica, gás, funcionários, contratos de conservação e manutenção.
Situação Legal – toda vez que ocorre troca de síndico nos condomínios é necessário promover a atualização cadastral do condomínio. Solicite orientação da administradora para proceder a atualização.
Documentos – alguns documentos devem ser guardados de forma permanente, como a planta do empreendimento, convenção, CNPJ, Processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Peça para administradora elaborar uma lista com todos os prazos para guardar todos os documentos e a utilize como check list. Digitalizar os documentos também ajuda na guarda e conservação das informações.
Seguros – o síndico é responsável por garantir que o condomínio tenha todos os seguros obrigatórios contratados. Tais como: coberturas contra danos à estrutura da edificação, contra incêndios, raios, explosão, danos elétricos, vendaval e impacto de veículos.
Manutenção – a edificação e equipamentos que a compõem necessitam de manutenção preventiva e corretiva. Crie uma tabela para controle dessas manutenções, de modo a gerir a periodicidade de cada manutenção e facilitar o planejamento.
As dicas acima representam um leque comum a maioria dos condomínios, entretanto cabe a cada síndico avaliar e realizar as adequações pertinentes ao perfil e realidade do condomínio que cuida.
Finalmente, acredito que um síndico bem intencionado e bem orientado é capaz de fazer um excelente trabalho. Para evitar transtornos, ter tranquilidade e garantir o sucesso da gestão, o síndico deve ter interesse em conhecer, ainda que superficialmente, as diversas áreas com as quais vai lidar e contar com a assessoria de uma boa empresa.
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